Prilikom obrade dokumenata (URA i IRA) za EU partnere koji koriste VAT ID, sustav provodi provjeru valjanosti:

• Automatska provjera
  Sustav pokušava provjeriti valjanost VAT ID broja u VIES bazi prilikom zaključivanja računa.
• Pohrana potvrde
  Ako je VAT ID važeći, potvrda o provjeri automatski se sprema u DMS uz predmetni račun.

Ako je potrebna naknadna ili ručna provjera, u obrascima računa nalazi se tipka [VIES] kojom možete pokrenuti upit i pohranu VIES potvrde u DMS.

Zbog povremene preopterećenosti VIES servera (što je često kod provjere tvrtki iz Njemačke i drugih većih članica EU), sustav može prikazati obavijest: “VIES Sustav je trenutačno preopterećen zbog velikog broja zahtjeva; molimo pokušajte ponovno kasnije.”

S obzirom na to da je VIES decentraliziran sustav, on ovisi o trenutačnoj dostupnosti nacionalne baze svake države članice. U takvim situacijama sustav funkcionira na sljedeći način:

• Unos i zaključivanje dokumenata
  Brix dozvoljava upis i zaključivanje dokumenata čak i u slučajevima kada automatska provjera VAT ID-a putem VIES sustava nije bila uspješna zbog nedostupnosti servera.
• Upozorenje i obveza korisnika
  U tim situacijama sustav će prikazati upozorenje, a vaša je obveza naknadno pribaviti službenu VIES potvrdu (putem tipke [VIES] kada server postane dostupan ili izravno na portalu Porezne uprave) te je spremiti u DMS dokumenta kao dokaz valjanosti VAT ID-a na datum dokumenta.

Važno ograničenje:
U slučaju kada kontrola VAT ID-a uspješno prođe (server je dostupan), ali s rezultatom da je broj nevažeći, Brix i dalje neće dozvoliti zaključivanje dokumenta s osnovom oslobođenja za EU partnere.

Napomena: Dokumente možete u Brixu zaključivati, ali za finalno osiguranje dokaza kod poreznog nadzora, svaki dokument mora imati pripadajuću VIES potvrdu u DMS-u.