Softversko rješenje Sustav upravljanja dokumentima (DMS) (engl. Document Management System)) omogućuje spremanje dokumenata raznih formata (PDF, JPG, dokumenta izrađenih u uredskim aplikacijama itd) u oblaku koji su onda dostupni sa bilo kojeg mjesta i uređaja povezanog na internet.

Arhiviranje dokumenata je samo jedno od funkcionalnosti Sustava upravljanja dokumentima (DMS) koji aktivno podržava cijeli proces s definiranim procedurama za brzo i efikasno upravljanje dokumentima, od njihovog nastanka, pregleda, pretraživanja, odobrenja i distribucije. Omogućuje bržu i lakšu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima, osobito kada su na različitim zemljopisnim lokacijama.

Osnovni podaci koji se vežu za svaki dokument uveden u Sustav upravljanja dokumentima (DMS) su:

• Datum izvornog dokumenta
• Urudžbeni broj
• Naziv, odnosno opis dokumenta
• Razina pristupa
• Razina pristupa, ažuriranja i grupa
• Oznake
• Lokacija
• Opaske

Svakom dokumentu u DMS-u je moguće ograničiti razinu pristupa i/ili razinu ažuriranja na:

• Pojedinog korisnika Brix-a
• Odjela tvrtke
• DMS grupe kojima korisnici pripadaju

Osim mogućnosti da se svakom dokumentu dodijeli jedan ili više Oznake, svaki se dokument može vezati na jedan ili više podataka ili dokumenata u Brix-u kao npr. na Zaposlenici, Partneri, Radni nalozi, Ponude, Računi (IRA), Roba i usluge (Artikli), Vozila, Zbirke osobnih podataka, Privole itd.

Fizička lokacija gdje je arhiviran izvornik dokumenta. Struktura

Dokumenti se upisuju i pregledavaju u Sustav upravljanja dokumentima (DMS) sljedećim obrascima:

• DMS Inbox
• U kartici ~DMS~ raznih obrazaca kao npr. u Zaposlenici, Partneri, Radni nalozi, Ponude, Računi (IRA), Roba i usluge (Artikli), Vozila, Zbirke osobnih podataka, Privole, i sl.
• DMS Arhiva