Ako se računovodstvo i obračun PDV-a tvrtke vodi u Brix-u, a računi se izdaju u drugim programima, takve je račune potrebno “prepisati” u Brix sustav.

Prijepis računa vrši se u obrascu Računi (IRA). Prije početka rada, u obrascu Artikli potrebno je definirati robe ili usluge koje će se fakturirati. Iako je moguće upisati sve artikle, najčešće je dovoljno definirati nekoliko “tipskih” roba/usluga (npr. prema stopama PDV-a).

Pravilnim postavljanjem Brix-a omogućuje se:

• Slobodan upis broja i datuma računa:
  Podaci se unose tako da u potpunosti odgovaraju izvornom računu.
• Brisanje upisanog računa:
  Krivo prepisani račun briše se gumbom OBRIŠI, u cijelosti i neovisno o statusu računa.
• Isključena fiskalizacija:
  Računi se ne fiskaliziraju, neovisno o načinu plaćanja.

Račun izdan u drugom programu u Brixu je samo prijepis, pa se u Brixu ne stornira — storno i svaki drugi ispravak provode se u programu iz kojeg je račun izdan. Zato u odjelu s uključenom postavkom FREE_IRA gumbi STORNO i PLAĆENO F2.0 ostaju vidljivi, ali onemogućeni, a krivo prepisani račun uklanja se u dva koraka:

1. U obrascu Računi (IRA) otvoriti račun i kliknuti gumb OBRIŠI.
2. U dijalogu Potvrdi kliknuti gumb U REDU. Gumbom ODUSTANI odustaje se od brisanja i račun ostaje netaknut.

• Brisanje je nepovratno. Zajedno s računom briše se i njegova temeljnica u dnevniku knjiženja, pa se obrisani račun ne može vratiti ni ispraviti — ako je potreban, upisuje se iznova.
• Brisanje ne kontrolira PDV razdoblja, pa je moguće obrisati i račun s datumom u već zaključenom razdoblju. Prije brisanja provjerite je li za to razdoblje predana prijava PDV-a.
• Brisanje je dostupno svakom korisniku koji u tom odjelu smije upisivati račune; administratorsko pravo nije potrebno.
• Stanje gumba određuje postavka odjela u kojem je račun izdan, a ne odjela u kojem korisnik trenutno radi. Korisnik koji radi u više odjela vidjet će različite gumbe ovisno o tome koji je račun otvorio.
• Broj obrisanog računa ostaje neiskorišten. Kod postavke FREE_IRA broj upisuje korisnik, pa rupa u nizu brojeva nije greška.
• Račun koji se koristi drugdje u sustavu, primjerice račun vezan uz uplatu, nije moguće obrisati dok se ta veza ne ukloni.

• Zalihe: U odjelu u kojem se vrši prijepis računa nije moguće voditi zalihe. U postavkama odjela postavka OJ_ZAL mora biti isključena.
• Postavke odjela: U postavkama odjela potrebno je uključiti postavku FREE_IRA.
• Postavke tvrtke: U postavkama tvrtke potrebno je isključiti postavke EP_IRA i G_FIS, čime se tvrtki isključuje F1 fiskalizacija i slanje eRačuna po F2.0.
  • U tvrtki u kojoj se računi prepisuju nije moguća ni F1 fiskalizacija niti slanje eRačuna po F2.0. Sve se to obavlja u programu iz kojeg je račun izdan.
• Podaci odjela: Unutar odjela je potrebno definirati:
  1. Odgovarajuću oznaku poslovnog prostora.
  2. U kartici ~ OSTALI PODACI ~ polje {Datum zadnjeg dokumenta}.