Sustav upravljanja dokumentima (DMS)

Softversko rješenje Sustav upravljanja dokumentima (DMS) (engl. Document Management System)) omogućuje spremanje dokumenata raznih formata (PDF, JPG, dokumenta izrađenih u uredskim aplikacijama itd) u oblaku koji su onda dostupni sa bilo kojeg mjesta i uređaja povezanog na internet.

Arhiviranje dokumenata je samo jedno od funkcionalnosti Sustava upravljanja dokumentima (DMS) koji aktivno podržava cijeli proces s definiranim procedurama za brzo i efikasno upravljanje dokumentima, od njihovog nastanka, pregleda, pretraživanja, odobrenja i distribucije. Omogućuje bržu i lakšu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima, osobito kada su na različitim zemljopisnim lokacijama.

Funkcionalnosti

Bilješke na dokumentu u obliku Oznake i komentara
Pohranu i pristup inačicama¹⁾ pojedinih dokumenata
Pretraživanje po raznim kategorijama kojim se omogućuje brzi pronalazak dokumenta
Revizija (audit) za pregled pristupa, postavljanja i ažuriranje pojedinog dokumenta i njegovih inačica
Dodjela i ograničenje ovlasti za pristup i ažuriranje pojedinog dokumenta korisnicima Brix-a
Preuzimanje i ispis pohranjenih dokumenata
Više korisnika može istovremeno pregledati isti dokument
Sigurnost i ograničavanje pristupa dokumenata dodjelom prava čitanja i/ili ažuriranje na razini kombinacije odjela, pojedinačnog korisnika i/ili grupe korisnika
Mogućnost automatiziranog spremanja u PDF formatu svih dokumenata i izvještaja koji se izrađuju u ostalim modulim Brix-a (npr. računa, otpremnica, primki, odluka, izvještaja i sl.)
Mogućnost automatske objave odabranih dokumenata na internetskim stranicama tvrtke

Podaci dokumenata

Osnovni podaci koji se vežu za svaki dokument uveden u Sustav upravljanja dokumentima (DMS) su:

Datum izvornog dokumenta
Urudžbeni broj
Naziv, odnosno opis dokumenta
Objaviti na Web - Objava dokumenta na internetskim stranicama tvrtke.
Razina pristupa
Razina pristupa, ažuriranja i grupa
Oznake
Lokacija
Opaska

Razina pristupa i ažuriranja

Svakom dokumentu u DMS-u je moguće ograničiti Razinu pristupa i Razinu ažuriranja.

Razina pristupa zadaje “tko” može “pogledati” dokument.
Razinu ažuriranja zadaje “tko” može ažurirati, brisati i općenito ispravljati spremljeni dokument.

Moguće razina pristupa i ažuriranja su:

Grupama korisnika - Svim korisnicima koji su članovi navedenih grupa.
Javnost - Svi korisnici koji imaju pristup tvrtci i sustavu upravljanja dokumentima (DMS).
Korisniku (vlasniku) - Isključivo korisnik koji je dokument inicijalno postavio u DMS.
Unutar odjela - Svi korisnici koji imaju dozvolu pristup navedenim odjelima tvrtke.

Oznake

Osim mogućnosti da se svakom dokumentu dodijeli jedan ili više Oznake, svaki se dokument može vezati na jedan ili više podataka ili dokumenata u Brix-u kao npr. na Zaposlenici, Partneri, Radni nalozi, Ponude, Računi (IRA), Roba i usluge (Artikli), Vozila, Zbirke osobnih podataka, Privole itd.

Lokacija

Fizička lokacija gdje je arhiviran izvornik dokumenta. Format i struktura označavanja fizičkih lokacija dokumenata je proizvoljan. Moguće je npr. sljedeća kombinacija: RI03A12 koja ima sljedeće značenje:

RI - Poslovnica RIjeka
03 - Ured broj 03
A - Ormar A
12 - Registrator 12

Opaske

Upis i pregled dokumenata

Dokumenti se upisuju i pregledavaju u Sustav upravljanja dokumentima (DMS) sljedećim obrascima:

DMS Inbox
DMS Kartica raznih obrazaca kao npr. u Zaposlenici, Partneri, Radni nalozi, Ponude, Računi (IRA), Roba i usluge (Artikli), Vozila, Zbirke osobnih podataka, Privole, i sl.
DMS Arhiva

¹⁾

Inačica je verzija dokumenta