Prilikom obrade dokumenata (URA i IRA) za EU partnere koji koriste VAT ID, sustav provodi obaveznu provjeru:

• Automatska provjera
  Sustav automatski provjerava valjanost VAT ID broja u VIES bazi prilikom zaključivanja računa.
• Pohrana potvrde
  Ako je VAT ID važeći, potvrda o provjeri automatski se sprema u DMS uz predmetni račun.

Zaključivanje računa (URA i IRA) s osnovom oslobođenja za EU partnere nije moguće ako VAT ID nije važeći ili sustav ne dobije potvrdu o valjanosti.

Ako je potrebna naknadna provjera, u obrascima računa nalazi se tipka [VIES] kojom možete ručno pokrenuti provjeru i pohranu VIES potvrde u DMS.

Zbog povremene preopterećenosti VIES servera (što se često manifestira kod provjere tvrtki iz njemačke i drugih većih članica EU), sustav će u slučaju nedostupnosti prikazati obavijest: “VIES Sustav je trenutačno preopterećen zbog velikog broja zahtjeva; molimo pokušajte ponovno kasnije.”

U takvim situacijama sustav funkcionira na sljedeći način:

• Unos podataka
  Omogućen je slobodan upis partnera te kreiranje ulaznih (URA) i izlaznih (IRA) računa čak i kada VIES server ne vrati potvrdu o valjanosti VAT ID-a.
• Zaključivanje dokumenata
  Zaključivanje URA i IRA dokumenata je onemogućeno sve dok se ne dobije službena VIES potvrda o valjanosti VAT ID-a.

Napomena: Dokumente možete pripremiti i spremiti unaprijed, ali za finalno zaključivanje sustav zahtijeva potvrdu ispravnosti PDV identifikacijskog broja od strane VIES servisa.