Prije samog početka popisa, potrebno je provesti sljedeće radnje kako bi stanje zaliha bilo usklađeno i spremno za obradu:

• Provjera prometa robe: U opciji Pregledi → Zalihe ispišite listu “Promet robe”, ali tako da polja {Od datuma} i {Do datuma} ostanu prazna.
• Rješavanje negativnih zaliha: Pregledajte postoje li artikli s negativnim zalihama koji su vidljivi u obrascu Zalihe kada se označi podatak {Negativne zalihe}. Negativne zalihe se prije inventure mogu zamijeniti drugim artiklom upisom sljedećih dokumenata:
  • Izdatnica povrat dobavljaču (vlastitu tvrtku navesti kao dobavljača) s artiklom koji će zamijeniti artikl s negativnom zalihom.
  • Primka od dobavljača s artiklom koji ima negativnu zalihu, pazeći pritom da je ukupna nabavna vrijednost primke jednaka nabavnoj vrijednosti gore navedene izdatnice.
• Ispravak nabavne vrijednosti artikala bez zaliha: Prvu inventurnu listu koju treba formirati, lansirati i odmah zaključiti je ona koja će ispraviti artikle koji nemaju zalihu, ali imaju iskazanu nabavnu vrijednost.
  • Postupak: Kod inicijalnog formiranja inventurne liste označite {Nabavna vrijednost bez zaliha}.
• Nivelacija (samo za maloprodaju): Ako je odjel maloprodajni, u opciji Dokumenti → Zapisnici o promjeni cijena kliknite na zelenu tipku [Nivelacija]. Time će se kreirati novi zapisnik koji će nivelirati sve vrijednosti na stvarno stanje zaliha. Nakon toga se može nastaviti s inventurom.
• Provjera tranzita: Ukoliko koristite pozicije, provjerite zalihe na poziciji Roba u tranzitu prema ovoj preporuci.
• Lansiranje inventurnih listi: * Prije zaključivanja bilo koje liste, sve inventurne liste treba prvo lansirati. Izuzetak je inventurna lista koja se provodi radi ispravka nabavne vrijednosti artikala bez zaliha.
  • Nakon lansiranja svih željenih listi (npr. po grupama ili pozicijama), treba formirati i lansirati završnu inventurnu listu bez filtriranja. Ta će lista automatski obuhvatiti sve preostale artikle koji se ne nalaze u već lansiranim listama.
  • ⚠️ VAŽNO PRAVILO O ZAKLJUČIVANJU:
    • Nijedna lansirana inventurna lista ne smije se zaključiti sve dok nisu lansirane apsolutno sve planirane liste (uključujući i onu završnu bez filtriranja).
    • Ukoliko biste zaključili listu prerano, novo formiranje iduće liste moglo bi obuhvatiti isti artikl. U tom slučaju, sustav bi prijavio manjak s količinom ulaza nula, što bi rezultiralo pogrešnim obračunom PDV-a na prekomjerni manjak.

Inventura se provodi kroz strogo definirane korake kako bi se osigurala točnost zaliha i ispravnost poreznog obračuna.

1. Priprema: Provedite sve korake navedene u poglavlju Priprema za inventuru (provjera negativnih zaliha, nivelacija i rješavanje nabavne vrijednosti bez zaliha).
2. Formiranje listi: Formiranje inventurnih listi (po grupama, pozicijama ili bez filtra).
3. Lansiranje: Lansiranje inventurnih listi.
   • Napomena: Tek nakon što su sve liste lansirane, može se krenuti u daljnju obradu.
4. Ispis listi za popis: Ispis praznih inventurnih listi koje služe popisivačima za upis stvarnog stanja na terenu.
5. Upis stanja: Upis popisanog stanja u sustav na temelju podataka s terena.
6. Kontrola razlika: Ispis i pregled inventurnih razlika (viškovi i manjkovi).
   • Preporuka: Ukoliko su razlike neuobičajeno velike, provjerite jesu li svi dokumenti (primke/izdatnice) uneseni prije početka inventure.
7. Zaključivanje: Zaključivanje inventurnih listi.
   • Ovim korakom sustav automatski generira dokumente viškova i manjkova te usklađuje stanje zaliha.

• Zaključenu inventuru nije moguće stornirati.
• Kod formiranja inventurne liste se ujedno na osnovi prometa artikla (izlaza) računa koliko je dopušteni manjak za svaki artikal.

Sukladno Članku 26. Pravilnika o PDV-u zaključivanje inventure će obračunati PDV na prekomjerne manjkove prema sljedećim pravilima:

• Zadana stopa dopušteni manjka u maloprodaji je 1%. Stopu dopuštenog manjka se može ispraviti u Osnovni podaci > brix:hr:goods (podatak {Dopušteni manjak}.
• U veleprodaji je stopa dopuštenog manjka 1/2 stope dopuštenog manjka u maloprodaji.
• Količina na koju se računa dopuštenog stopa je ukupan ulaz artikla u zadnjih godinu dana ili od zadnje inventura ukoliko je inventura bila unutar godinu dana.

Tijekom godine je moguće otpisivati robu vrstom izdatnice:

• UMN - Utrošak materijala, uzorci, dopušteni otpis, kalo, lom
• OPM - Prekomjerni otpis, kalo, lom i manjak

• Stopa dopuštenog manjka se zadaje za svaki artikal u obrascu Roba i usluge (Artikli)
• U slučaju više sile (proteka roka trajanja, izuzimanja, na teret odgovorne osobe i sl.), prije inventure na temelju odgovarajuće dokumentacije za dozvoljeni manjak je potrebno napraviti vrstu izdatnicu UMN.
• Izuzimanje, na teret odgovorne osobe je dozvoljeni manjak jedino u slučaju ako se obačunaju odgovarajući porezi (npr. ako se izda račun odgovornoj osobi koji ona plati) u suprotnom treba napraviti vrstu izdatnice OPM.
• Količina za obračun dopuštenog manjka se računa na ukupan izlaz artikla prema kartici artikla počevši od datuma zadnje inventure do trentutne inventure i to samo za izlaz sljedećih vrsta dokumenata:
  • Otpremnica 107 vrsta UP,
  • Izdatnece 109 vrste UMN PPG SRN OVA RPV OSO SIO HIP,
  • Račun 111 vrste RAOT RAMP RADO
    • Vrste računa RARN i RAFO se ne uzimaju u obzir jer za taj izlaz postoje izdatnice ili otpremnice. Ako se tim računima naknadno doda artikal koji nije bio na izdatnici ili otpremnici neće se u obzir uzeti izlaz tog artikla. Isto vrijedi ako se promjeni količina nekog artikla u računu.
  • Dnevni promet 213 vrste TRG i HIP
  • Važno:
    • Ukoliko se za iste artikle inventura ponavlja unutar kratkog razdoblja, velika je vjerojatnost da će sav manjak u tim inventurama bit prekomjeran jer od zadnje inventure nije bilo izlaza robe. Posljedično će se manjak u cijelosti tretirati kao prekomjerni te će se na njega obračunati PDV.
    • Vrijednost manjka se računa zavisno da li artikal kojeg manjka ima na zalihi ili nema - ako ima zalihe računa se prema prosječnoj nabavnoj cijena, ako artikal nema zalihe onda se računa prema zadnjoj nabavnoj cijeni.

• Ako se na inventuri nađu artikli koji nikada nisu imali prometa (niti ulaz niti izlaz) u skladištu, tj. ne postoje u obrascu Zalihe, prije zaključivanje inventure potrebno je:
  1. U obrascu Zalihe upisati artikal kao i njegovu zadnju nabavnu cijenu (poznatu ili procjenjenu).
  2. U inventurnoj listi dodati predmetni artikla i pronađenu količinu.
  3. Kod zaključivanje inventurne liste ti artikli će se prikazati kao višak na inventuri.

• Ako se u inventuri nađu artikli koji su imali prometa (postoje u obrascu Zalihe) ali nemaju ni zalihu ni zadnju nabavnu cijenu (tj jednaka je 0.00), prije zaključivanje inventure u obrascu Zalihe treba upisati zadnju nabavnu cijenu (poznatu ili procjenjenu).

• U iznimnim situacijama kada je zaliha nekog artikla negativna u inventuri se treba upisati stvarno pronađeno stanje. Zaključivanje inventure će se knjižiti višak jednaka upisanom stanju uvećano za negativnu količinu. Npr ako je zaliha po Brixu -2 kom i pronađeno stanje 1 kom, knjižit će se višak od 3 kom.
  • Napomena: Artikli sa negativnim zalihama su vidljivi u obrascu Zalihe kada se označi podatak {Negativne zalihe}.