Rasporedi i upravljanje terminima

Sustav Gymmetry koristi dva odvojena sustava rasporeda, a za ispravno upravljanje važno je razlikovati njihovu namjenu i vremenska ograničenja:

• Rasporedi resursa: Definiraju ponudu termina u kalendaru (npr. kada su dvorana, trener i usluga dostupni).
  • Pravilo unosa: Mogu se definirati i mijenjati bilo kada, uključujući i razdoblje unutar tekućih 15 dana (za brze izmjene i korekcije u kalendaru), kao i za termine nakon 15 dana.
• Rasporedi članova: Služe za automatsko rezerviranje mjesta članu u kalendaru (npr. fiksni termin grupnog treninga svakog ponedjeljka u 9:00 sati). Vezani su uz konkretnu osobu i njezin paket/članarinu.
  • Pravilo 15 dana: Novi rasporedi članova ili izmjene postojećih za automatsku rezervaciju mogu se unositi samo za razdoblje nakon petnaest (15) dana od današnjeg datuma. Za sve promjene termina unutar tog roka (0-15 dana) koristi se isključivo kartica ~RASPOREDI~ u samom obrascu Člana.

Sustav koristi hijerarhijski model upravljanja kalendarom. To znači da određene vrste rasporeda imaju veći prioritet i “sjede” preko drugih, omogućujući brze izmjene bez narušavanja osnovne strukture termina.

Kako biste lakše upravljali sustavom, definirali smo tri ključne vrste rasporeda koji omogućuju brze promjene bez brisanja osnovne strukture:

• Redovni raspored: Temeljni plan rada koji se ponavlja iz tjedna u tjedan (npr. ponedjeljkom u 18:00). Primjenjuje se automatski s odmakom od 15 dana.
• Posebni raspored: Privremena izmjena koja se “lijepi” preko redovnog plana. Može se unijeti i unutar 15 dana za brze korekcije (npr. zamjena trenera za sutrašnji termin).
• Blokada termina: Potpuna obustava rada (npr. godišnji odmor, kvar u dvorani). Ima apsolutni prioritet, “zatvara” termine i može se aktivirati odmah.

Da bi se osigurala stabilnost postojećih rezervacija i spriječile nagle promjene u već objavljenom kalendaru, sustav koristi automatizirani proces generiranja i stroga pravila izmjena:

• Automatizacija upisa: Sustav svake večeri automatski generira termine u kalendaru točno za petnaesti (15.) dan unaprijed.
  • Npr. ako je danas četvrtak 06.11.2025, sustav u kalendar automatski upisuje termine za petak 21.11.2025
• Izmjene za termine nakon 15 dana: Upis novog rasporeda ili ispravak postojećeg (bilo za Resurse ili Članove) primjenjuje se samo na termine koji počinju nakon petnaest (15) dana od današnjeg dana.
• Izmjene unutar sljedećih 15 dana:
  • Za Resurse (Ponuda): Možete unijeti Posebni raspored ili Blokadu koja će odmah biti vidljiva u kalendaru.
  • Za Članove (Rezervacije): Nije moguće unijeti novi automatizirani raspored. Promjene se rade isključivo ručno na kartici ~RASPOREDI~ unutar obrasca Članovi.

Primjer primjene pravila: Ako je danas 04. prosinca:

• Sve promjene u glavnim rasporedima (Redovni rasporedi) primijenit će se na termine koji počinju tek od 20. prosinca nadalje.
• Rezervacije članova za period od 05. prosinca do 19. prosinca moraju se korigirati ručno u kartici ~RASPOREDI~ u obrascu Člana.

Ove tri vrste rasporeda omogućuju precizno upravljanje terminima u kalendaru:

Osnovni plan koji definira standardne termine i usluge koji se ponavljaju.

• Primjena: Grupni treninzi, teretana, stalni tjedni termini.
• Doseg: Veže se uz konkretan Resurs (npr. “Pilates kod trenera XY”).

Privremena izmjena bez brisanja ili remećenja ostalih termina iz redovnog rasporeda.

• Primjena: Zamjena trenera na tjedan dana ili promjena dvorane za specifičan datum.
• Logika: Nadjačava Redovni raspored za odabrani period.
• Doseg: Veže se uz konkretan Resurs.

Najjači alat za kontrolu dostupnosti termina u sustavu.

• Primjena: Godišnji odmori, kvarovi, zatvaranje lokacije zbog praznika.
• Logika: Ima apsolutni prioritet nad svim ostalim rasporedima. Onemogućuje sve rezervacije u zadanom vremenu.
• Fleksibilnost: Može se postaviti po Resursu, Treneru, Prostoru (dvorani) ili cijeloj Lokaciji.

Obrazac svakog rasporeda sadrži sljedeće kartice za upravljanje i uvid:

• ~Osnovno~ - Sadrži osnovne podatke o definiciji samog rasporeda (resurs, prostor, vrijeme).
• ~Članovi~ - Prikazuje listu svih članova koji koriste ovaj isti raspored za automatsko rezerviranje mjesta.
• ~Rezervacije~ - Prikazuje listu svih konkretnih rezervacija nastalih iz ovog rasporeda u kalendaru.

U kalendaru jači raspored uvijek “prekriva” slabiji. Prioritet ide od 1 (najjači) prema 3 (najslabiji):

Kako postupiti u praksi?