Rasporedi i upravljanje terminima

U obrascu [ Rasporedi ] definira se ponuda termina u kalendaru: kada su usluga, prostor i trener dostupni, koliko termin traje i kojim se danima ponavlja. Iz tih rasporeda sustav svake noći generira konkretne termine u kalendaru, a članovi se na njih rezerviraju ručno ili automatski preko rasporeda člana.

Sustav Gymmetry koristi dva odvojena sustava rasporeda, a za ispravno upravljanje važno je razlikovati njihovu namjenu i vremenska ograničenja:

• Rasporedi resursa: Definiraju ponudu termina u kalendaru (npr. kada su dvorana, trener i usluga dostupni). Upisuju se u ovom obrascu.
  • Pravilo unosa: Mogu se definirati i mijenjati bilo kada, uključujući i razdoblje unutar tekućih 15 dana (za brze izmjene i korekcije u kalendaru), kao i za termine nakon 15 dana.
• Rasporedi članova: Služe za automatsko rezerviranje mjesta članu u kalendaru (npr. fiksni termin grupnog treninga svakog ponedjeljka u 9:00 sati). Vezani su uz konkretnu osobu i njezin paket/članarinu.
  • Pravilo 15 dana: Novi rasporedi članova ili izmjene postojećih za automatsku rezervaciju mogu se unositi samo za razdoblje nakon petnaest (15) dana od današnjeg datuma. Za sve promjene termina unutar tog roka (0–15 dana) koristi se isključivo kartica ~RASPOREDI~ u obrascu [ Članovi ].

Sustav koristi hijerarhijski model upravljanja kalendarom. To znači da određene vrste rasporeda imaju veći prioritet i „sjede“ preko drugih, omogućujući brze izmjene bez narušavanja osnovne strukture termina.

Kako biste lakše upravljali sustavom, definirane su tri vrste rasporeda koje omogućuju brze promjene bez brisanja osnovne strukture:

• Redovni raspored: Temeljni plan rada koji se ponavlja iz tjedna u tjedan (npr. ponedjeljkom u 18:00). Primjenjuje se automatski s odmakom od 15 dana.
• Posebni raspored: Privremena izmjena koja se „lijepi” preko redovnog plana. Može se unijeti i unutar 15 dana za brze korekcije (npr. zamjena trenera za sutrašnji termin).
• Blokada termina: Potpuna obustava rada (npr. godišnji odmor, kvar u dvorani). Ima apsolutni prioritet, „zatvara“ termine i može se aktivirati odmah.

Da bi se osigurala stabilnost postojećih rezervacija i spriječile nagle promjene u već objavljenom kalendaru, sustav koristi automatizirani proces generiranja i stroga pravila izmjena:

• Automatizacija upisa: Sustav svake večeri automatski generira termine u kalendaru točno za petnaesti (15.) dan unaprijed.
  • Npr. ako je danas četvrtak 06.11.2025, sustav u kalendar automatski upisuje termine za petak 21.11.2025.
• Izmjene za termine nakon 15 dana: Upis novog rasporeda ili ispravak postojećeg (bilo za resurse ili članove) primjenjuje se samo na termine koji počinju nakon petnaest (15) dana od današnjeg dana.
• Izmjene unutar sljedećih 15 dana:
  • Za resurse (ponuda): Možete unijeti Posebni raspored ili Blokadu koja će odmah biti vidljiva u kalendaru.
  • Za članove (rezervacije): Nije moguće unijeti novi automatizirani raspored. Promjene se rade isključivo ručno na kartici ~RASPOREDI~ u obrascu [ Članovi ].

Primjer primjene pravila — ako je danas 4. prosinca:

• Sve promjene u glavnim rasporedima (Redovni rasporedi) primijenit će se na termine koji počinju tek od 20. prosinca nadalje.
• Rezervacije članova za razdoblje od 5. prosinca do 19. prosinca moraju se korigirati ručno u kartici ~RASPOREDI~ u obrascu Članovi.

Ove tri vrste rasporeda omogućuju precizno upravljanje terminima u kalendaru:

Osnovni plan koji definira standardne termine i usluge koji se ponavljaju.

• Primjena: Grupni treninzi, teretana, stalni tjedni termini.
• Doseg: Veže se uz konkretan resurs (npr. „Pilates kod trenera XY”).

Privremena izmjena bez brisanja ili remećenja ostalih termina iz redovnog rasporeda.

• Primjena: Zamjena trenera na tjedan dana ili promjena dvorane za specifičan datum.
• Logika: Nadjačava Redovni raspored za odabrano razdoblje.
• Doseg: Veže se uz konkretan resurs.

Najjači alat za kontrolu dostupnosti termina u sustavu.

• Primjena: Godišnji odmori, kvarovi, zatvaranje lokacije zbog praznika.
• Logika: Ima apsolutni prioritet nad svim ostalim rasporedima. Onemogućuje sve rezervacije u zadanom vremenu.
• Fleksibilnost: Može se postaviti po resursu, treneru, prostoru (dvorani) ili cijeloj lokaciji.

• — Dodavanje novog rasporeda; otvara dijalog Raspored - Dodaj s karticom ~ OSNOVNO ~.
• Klikom na redak liste otvara se dijalog Raspored - Ispravi sa svim trima karticama.

• Izmjena dana ili vremena redovnog rasporeda

O filterima i pronalaženju podataka u listama

Filter, tražilica i stupci liste opisani su na stranici Lista.

• ~ OSNOVNO ~ — Definicija rasporeda: vrsta, resurs, ponavljanje, dani u tjednu, razdoblje i vrijeme.
• ~ ČLANOVI ~ — Članovi čiji rasporedi člana koriste ovaj raspored za automatsko rezerviranje mjesta.
• ~ REZERVACIJE ~ — Sve konkretne rezervacije nastale iz ovog rasporeda u kalendaru.

U kalendaru jači raspored uvijek „prekriva“ slabiji. Prioritet ide od 1 (najjači) prema 3 (najslabiji):

Kako postupiti u praksi?