Učitavanje eURA iz sustava F2.0
Cilj: Ova uputa opisuje proces automatskog preuzimanja i unosa ulaznih računa (eURA).
Brix trenutno podržava informacijske posrednike MeR i ePoslovanje.
1. Aktivacija i uvjeti
Automatsko učitavanje URA iz sustava MeR i ePoslovanje aktivno je za sve korisnike koji imaju s MeR-om ili ePoslovanjem ugovorenu uslugu elektroničke razmjene dokumenata.
2. Proces preuzimanja i status URA
- Učestalost preuzimanja: Sustav automatski preuzima ulazne račune jednom dnevno.
- Status u Brixu: Svi preuzeti ulazni računi automatski se kreiraju u modulu URA i nalaze se u statusu
Priprema. - Označavanje kod posrednika: Nakon uspješnog preuzimanja u Brix, URA se kod informacijskog posrednika označava kao preuzet i kupcu dostavljen dokument.
- Numeracija i dodjeljivanje odjela automatski uvezenim URA: Automatski uvezeni ulazni računi (URA) moraju biti dodijeljeni unaprijed određenom odjelu kako bi dobili redni broj iz tog brojčanog niza. Sustav za automatski uvoz URA koristi podatak iz polja {Odjel za URA} u obrascu Tvrtke.
- Napomena: Ako ste ranije URA kreirali ručno unutar nekog drugog odjela, automatski uvezeni URA sada će imati drugačiji brojčani niz (prema upisanom {Odjel za URA} u podacima tvrtke).
- Korisnici mogu sami odrediti na koji će se odjel automatski uvoziti URA promjenom vrijednosti u polju {Odjel za URA} obrasca Tvrtke.
- Važno! Ukoliko nije upisan podatak {Odjel za URA} u obrascu Tvrtke, automatski uvoz URA neće raditi.
3. Pohrana izvornog dokumenta (DMS)
- Spremanje XML-a i PDF-a: Zajedno s podacima, sustav preuzima i izvorni oblik ulaznog računa u PDF i XML formatima.
- Automatsko pridruživanje: PDF dokument se automatski sprema u sustav za upravljanje dokumentima (DMS) i pridružuje kreiranom ulaznom računu (URA).
4. Dopuna nedostajućih podataka (VAŽNO!)
Zbog prijelaznog razdoblja na Fiskalizaciju 2.0 (F2.0) i činjenice da neki dobavljači još uvijek šalju eRačune u starijem formatu, Brix sustav ne može automatski izvući sve potrebne podatke iz elektroničkog formata.
Obveza korisnika:
Korisnik mora u modulu URA ručno pristupiti ulaznom računu u statusu Priprema i dopuniti sve nedostajuće podatke prije konačne obrade i knjiženja.
| Napomena: U rijetkim slučajevima kada se URA od nekih dobavljača ne učitaju automatski, potrebno je preuzeti originalni XML s portala informacijskog posrednika i ručno ga učitati u Brix. Na listi URA nalazi se tipka za učitavanje XML-a u Brix. |
|---|
5. Postupak s neželjenim eURA dokumentima
- Brisanje eURA: Brisanje ulaznih računa očitanih putem F2.0 sustava nije trajno rješenje jer će ih sustav u sljedećem ciklusu (sljedeći dan) ponovno učitati.
- Odbijanje računa: Umjesto brisanja, takve račune u sustavu Brix treba odbiti.
- Računovodstveno postupanje:
- Odbijeni ulazni račun nije obavezno knjižiti niti unositi podatke za obračun PDV-a. Ako se podaci o knjiženju i PDV-u ne upišu, takav račun neće biti vidljiv u karticama, bilanci niti u obračunu PDV-a.
- Ako se u odbijeni račun upišu knjiženja i PDV, ti će podaci postati vidljivi u karticama konta i u obračunu PDV-a.
- Postupanje u slučaju storna:
- Ako dobavljač pošalje storno za prethodno odbijeni eURA, preporučuje se prihvatiti storno i proknjižiti oba dokumenta (i izvorni odbijeni eURA i njegov prihvaćeni storno). Na taj način evidencija na karticama konta i u obračunu PDV-a ostaje usklađena, pregledna i knjigovodstveno ispravna.