Račun za primljeni predujam se može izraditi na sljedeće načine:

• Upisom iznosa predujam u ponudi.
• Upisom podvrste dokumenta RAPP u obrascu računa.
• Automatizmom po zaključivanju izvoda banke u kojima su upisane nepovezane stavke dobavljača.

Kod izdavanja računa koja je plaćen predujmom (u cijelosti ili djelomično) potrebno je odabrati jedan ili više računa za primljene predujmove kojima će se zatvoriti račun.
Po odabiru računa za primljene predujmove treba upisati koji će se iznos “iskoristiti” za predmetni račun. Ukoliko je taj iznos već od konačnog iznosa računa, Brix će “preuzeti” sa predujam samo toliko koliko je potrebno.
Ovo treba učiniti prije zaključivanja računa.

Ukoliko se u računu ne povežu primljeni predujmovi, odgovarajuće račune za primljene predujmove treba stornirati i po potrebi izdati novi račun za primljeni predujam ukoliko je iznos predujma veći od izdanog računa.

• Kada se iznosi po stopama PDV-a u predujmu razlikuju od iznosa u računu
• Potrebne usluge koji se koriste u račune za primljene predujmove, Brix će sam upisati ukoliko se račun za primljen predujam radi automatizmom iz izvoda ili ponuda.
• Ukoliko u Roba i usluge (Artikli) samostalno otvarate usluge za predujmove i ukoliko koristite podataka {Šifra}, usluge predujmova obavezno trebaju imati sljedeće šifre za predujmove prema stopama PDV-a:
  • PP1 - Predujam PDV 0%
  • PP2 - Predujam PDV 13%
  • PP3 - Predujam PDV 25%

Problematična je automatizacija zatvaranja računa sa računom za primljeni predujam kada se iznosi po stopama PDV-a u predujmu razlikuju od iznosa u računu koji zatvara takav predujam.
Npr. ukoliko je račun za primljeni predujam izdan sa PDV-om po stopi od 25%, a izrađuje se račun koji zatvara taj predujam sa stopom PDV-a od 13%. Ovo je jednostavan primjer ali su moguće i razne kombinacije stope PDV-a i iznosa u računu za predujam i računa koji se zatvara tim predujmom.

U Brix-u postoje provjere koje će uglavnom spriječiti izdavanje takvih računa, ali, kada se zna da su u računu iznosi po stopama PDV-a različiti od onih u predujmu, preporuka je da se račun ne veže na predujam, već u cijelosti stornirati predujam i račun ne zatvarati predujmom.

Kod obrade primljenih predujmova treba obratiti pažnju na sljedeće:

• Račun za primljeni predujam:
  • Stvara obvezu PDV-a
  • Stvara otvorenu dugovnu stavku na kontu kupaca.
  • Uplata (izvod, blagajna) za koji se napravio račun za primljeni predujam ne smije zatvoriti račun za primljeni predujam. Obje stavke ostaju otvorene na kupcu.
• konačni račun koji se povezuje sa račun(ima) za primljene predujmove:
  • Stvara obvezu za PDV-a u punom iznosu.
  • Automatski dodatno knjiži storno predujma
  • Zatvara račun za primljeni predujam
  • Stornira obvezu PDV-a na vrsti obračuna predujmova 213.
• Na kontu kupca treba “ručno” zatvoriti konačni računa sa izvornom uplatom (izvod, blagajna).