Oznake su ključne riječi koje s dodjeljuju skupinama podataka radi lakšeg grupiranja i pretraživanja. Omogućuju lakše traženje, filtriranje i grupiranje podataka unutar nekog skupa podataka. Za razliku od grupe, jednom podataku se može istovremeno dodijeliti više oznaka.

Oznake se mogu dodijeliti pojedinačnim podacima u sljedećim skupovima podataka:

• Ambalaža
• Birači, simpatizeri... - Primjer: Naš član, Naš glasač, Ne glasa za nas…
• Članovi - Primjer: Natjecatelji, Rekreativci, Reprezentativci, Ženska ekipa, Muška ekipa, Juniori, Seniori, Glumci, Pjevači, Plesači…
• Dokumentima u Sustav upravljanja dokumentima (DMS) - Primjeri: Ugovor, Kupoprodaja, Radni odnos, Rješenje, Ulazni računi, Projekt
• Hrana i Piće
• Partneri - Primjer: Kupac, Dobavljač, Korisnik, Prijevoznik, Zidar, Pčelar, Ribar, Mesar, Knjigovođa, Brodogradilište, Istra, Dalmacija, Slavonija…
• Roba
• Sklop
• Usluge

Oznake se dodjeljuju pojedinom podatku u odgovarajućem obrascu za taj skup podataka.

U skupu podataka o partnerim mogu se definirati oznake “Dobavljači”, “Kupci”, “Korisnici”, “Prijevoznici” i “Zidari”.

Ukoliko jednom partneru dodijelimo oznake “Dobavljači” i “Prijevoznici” i drugom partneru oznake “Dobavljači” i “Zidari”, kod naknadnog traženja/filtriranja partnera možemo tražiti sve partnere sa oznakom “Dobavljači” i dobit ćemo oba prethodna partnera. Ukoliko tražimo samo po ključu “Zidari” dobit ćemo samo partnere sa tom oznakom.