Početna

Sustav upravljanja dokumentima (DMS)

Softversko rješenje Sustav upravljanja dokumentima (DMS) (engl. Document Management System)) omogućuje spremanje dokumenata raznih formata (PDF, JPG, dokumenta izrađenih u uredskim aplikacijama itd) u oblaku koji su onda dostupni sa bilo kojeg mjesta i uređaja povezanog na internet.

Arhiviranje dokumenata je samo jedno od funkcionalnosti Sustava upravljanja dokumentima (DMS) koji aktivno podržava cijeli proces s definiranim procedurama za brzo i efikasno upravljanje dokumentima, od njihovog nastanka, pregleda, pretraživanja, odobrenja i distribucije. Omogućuje bržu i lakšu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima, osobito kada su na različitim zemljopisnim lokacijama.

Osnovni podaci koji se vežu za svaki dokument uveden u Sustav upravljanja dokumentima (DMS) su:

Datum izvornog dokumenta

Urudžbeni broj

Naziv, odnosno opis dokumenta

Razina pristupa

Razina pristupa, ažuriranja i grupa

Oznake

Lokacija

Opaske

Razina pristupa, ažuriranja i grupa

Svakom dokumentu u DMS-u je moguće ograničiti razinu pristupa i/ili razinu ažuriranja na:

Pojedinog korisnika Brix-a

Odjela tvrtke

DMS grupe kojima korisnici pripadaju

Oznake

Osim mogućnosti da se svakom dokumentu dodijeli jedan ili više Oznake, svaki se dokument može vezati na jedan ili više podataka ili dokumenata u Brix-u kao npr. na Zaposlenici, Partneri, Radni nalozi, Ponude, Računi (IRA), Roba i usluge (Artikli), Vozila, Zbirke osobnih podataka, Privole itd.

Lokacija

Fizička lokacija gdje je arhiviran izvornik dokumenta. Struktura

Opaske

Upis i pregled dokumenata

Dokumenti se upisuju i pregledavaju u Sustav upravljanja dokumentima (DMS) sljedećim obrascima:

DMS Inbox

U kartici ~DMS~ raznih obrazaca kao npr. u Zaposlenici, Partneri, Radni nalozi, Ponude, Računi (IRA), Roba i usluge (Artikli), Vozila, Zbirke osobnih podataka, Privole, i sl.

DMS Arhiva